1. Verantwortlicher und Kontakt
Rainer Richter · Next Cloud Solution
Gottfried-Kinkel-Str. 2
53757 Sankt Augustin
E-Mail: info@nextcloudsolution.de
Weitere Kontaktangaben finden Sie im Impressum.
2. Zweck und verarbeitete Daten
Die Buchung dient dazu, einen Termin mit Rainer Richter zu vereinbaren, die angegebene E-Mail-Adresse zu bestätigen, eine Kalendereinladung mit Teams-Link zuzustellen und spätere Verschiebungen oder Absagen zu bearbeiten. Verarbeitet werden Name, E-Mail-Adresse, freiwilliges Anliegen, ausgewählte Zeit und Dauer sowie die zugehörigen Buchungs- und Versandzustände. Bitte keine Passwörter oder besonders sensiblen Informationen in das Anliegen schreiben.
Die E-Mail-Adresse ist für Code und Einladung erforderlich. Ohne bestätigte Adresse und abschließenden Buchungsauftrag wird kein Termin angelegt. Das Anliegen ist freiwillig. Die Verfügbarkeitsanzeige gibt keine Titel, Teilnehmer oder Inhalte anderer Kalendereinträge aus.
3. Ablauf und persönliche Zugriffsschlüssel
Ein achtstelliger Bestätigungscode gilt höchstens zehn Minuten; höchstens fünf Prüfversuche sind möglich. Der Code allein bucht keinen Termin. Erst der gesonderte verbindliche Auftrag übergibt die geprüfte Anfrage an die Buchungsverarbeitung. Diese prüft die tatsächliche Kalenderverfügbarkeit erneut. Eine gestartete Anfrage ist noch keine Erfolgsbestätigung.
Eine zufällige geheime Anfragekennung schützt die Anfrage zusätzlich. Sie liegt für diese Browser-Sitzung im sessionStorage und berechtigt höchstens 24 Stunden zum Zugriff auf den zugeordneten Anfragestatus. Die App setzt diese Kennung und den Code nicht in die Seitenadresse. Code-Prüfwerte werden gebunden gespeichert; Kundendaten, unveränderliche Pläne und Einladungskopien sind in der Anwendungsdatenbank verschlüsselt.
Die Einladung enthält einen persönlichen Änderungslink. Sein zufälliger Schlüssel steht im URL-Fragment und wird nicht als Teil der HTTP-Seitenadresse an den Webserver gesendet. Die Seite übermittelt ihn im Inhalt ihrer eigenen Prüfanfragen. Wer den vollständigen Link erhält, kann den zugeordneten Termin einsehen und – nach erneuter verbindlicher Bestätigung – verschieben oder absagen. Bitte vertraulich behandeln. Vor einer verbindlichen Verschiebung oder Absage wird zusätzlich ein neuer E-Mail-Code an die gespeicherte Buchungsadresse gesendet. Er gilt nur für die konkrete vorbereitete Änderung, höchstens zehn Minuten und mit höchstens fünf Prüfversuchen. Die Eingabe des Codes allein führt keine Änderung aus. Codes werden in der App verschlüsselt gespeichert und nach erfolgreicher Prüfung oder Ablauf entfernt; technische Freigaben bleiben an den jeweiligen Auftrag gebunden. Die Änderungsmöglichkeit endet eine Minute vor dem aktuellen Terminbeginn. Nach bestätigten Verschiebungen wird die Linkgültigkeit entsprechend angepasst. Eine Sperre verhindert neue Anfragen und nimmt bereits gespeicherte Aufträge nicht zurück.
4. Empfänger und technische Anbieter
Die Verarbeitung erfolgt nicht ausschließlich bei STRATO:
- STRATO: Kalenderressourcen, Kalenderprüfung und Versand über das konfigurierte Postfach. Einladungen und darin enthaltene Änderungslinks liegen auch in den betreffenden Kalendern und Postfächern.
- ChatGPT Sites/OpenAI mit Cloudflare-Diensten: Bereitstellung der Buchungsanwendung, Datenbank und Hintergrundverarbeitung. Gespeichert werden verschlüsselte Buchungsdaten, technische Prüfnachweise und begrenzte persönliche Zugriffsrechte. Die Verschlüsselung ersetzt keine Prüfung der Anbieter- und Vertragsbedingungen.
- Microsoft: Anlage und Änderung der zugehörigen Teams-Besprechung über das Organisatorkonto. E-Mail und Kalender werden über diesen Buchungsweg nicht zu Microsoft migriert. Beim Öffnen eines Teams-Links und bei Teilnahme gelten zusätzlich die Verarbeitungsbedingungen von Microsoft.
- Eingeladener Empfänger und beteiligte Mail-/Kalenderanbieter: Zustellung und Verarbeitung der eigenen Einladung, Aktualisierung und Absage.
Für Business verweist OpenAI auch bei Sites auf das geschäftliche DPA. Dieses nennt für EWR-Kunden OpenAI Ireland Ltd. sowie für bestimmte Drittlandübermittlungen Standardvertragsklauseln oder Angemessenheitsbeschlüsse. Die Unterauftragnehmerliste führt Cloudflare-Webhosting mit Verarbeitung in den USA auf. Die Verarbeitung kann außerhalb der EU einschließlich USA erfolgen. Ein ausschließlich europäischer Standort dieser Anwendung wird nicht zugesichert. Informationen über die vertraglichen Übermittlungsgarantien und eine Kopie der einschlägigen Garantien erhalten Sie auf Anfrage beim Verantwortlichen.
Im verwendeten STRATO-Konto ist eine bestehende AVV als abgeschlossen bestätigt. Für die Verarbeitung über das geschäftliche Microsoft-Organisatorkonto ist der Rahmen des geschäftlichen DPA maßgeblich. Die im verwendeten Mandanten geprüfte Standortkarte zeigt für ruhende Teams-Daten aktuell EU/EFTA und als zugesicherte Geografie Deutschland; dies ist keine Zusicherung für sämtliche Verarbeitungen oder Übermittlungen. Weitere Informationen: STRATO Datenschutz, OpenAI Datenschutz und Microsoft Datenschutz.
5. Rechtsgrundlagen
Soweit die Terminvereinbarung vorvertraglichen Maßnahmen oder der Durchführung eines Vertrags mit Ihnen dient, verarbeiten wir die Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Bei beruflichen Ansprechpartnern, die für andere Personen handeln, sowie zur sicheren Organisation und Missbrauchsabwehr ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO die Grundlage; das berechtigte Interesse liegt in einer verlässlichen Terminvereinbarung und dem Schutz vor unberechtigtem Zugriff oder Versand. Die Bestätigung der Dateninformation ist keine pauschale Einwilligung in Werbung.
6. Aufbewahrung und Löschung
Abgeschlossene Buchungen: 90 Tage nach Ende des zuletzt gültigen Termins. Dann werden Namen, E-Mail-Adressen, Anliegen sowie zugehörige Pläne, Einladungskopien, Änderungsdaten, persönliche Links und interne Brückenprotokolle aus der Buchungsanwendung entfernt. Auch verschlüsselte Kopien werden erfasst. Minimale technische Sperrvermerke und gehashte Anfragekennungen ohne Namen, E-Mail oder Anliegen verhindern die erneute Ausführung alter Aufträge; sie werden nicht als anonyme Daten bezeichnet.
Nicht gestartete Prüfanfragen mit geklärtem Versand werden frühestens 24 Stunden nach Codeablauf bereinigt. Abgelaufene sichere Zugriffssitzungen und kurzlebige Begrenzungszähler werden durch den Hintergrundlauf aufgeräumt. Ungeklärte Versand-, Übergabe- oder Anbieterzustände bleiben bis zur Klärung geschützt. Technische Prüfung und Löschung können bei unterbrochenem Hintergrundbetrieb verzögert sein.
Die Regel entfernt keine bereits zugestellten E-Mails, Kalendereinträge oder Inhalte aus Empfängerpostfächern. Diese und Sicherungskopien unterliegen den jeweiligen Anbieter- und Betreiberprozessen. Die Funktion garantiert keine sofortige Löschung aus Backups. Soweit einzelne Daten für die Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind, richtet sich die weitere Aufbewahrung nach dem jeweiligen Zweck und den geltenden gesetzlichen Fristen; die automatische Löschung aus der Buchungsanwendung wird dadurch nicht verlängert.
7. Sicherheit, Zähler und Browser-Speicherung
Die Buchungs-App richtet keine Analyse- oder Marketingwerkzeuge ein. Sie verwendet technisch notwendige Zugriffsschlüssel und Zähler. Neue Bestätigungsmails sind insgesamt auf 20 pro Stunde und 100 pro Tag begrenzt; je Adresse auf 3 pro Stunde und 6 pro Tag. Empfängerzähler enthalten schlüsselgebundene Prüfsummen statt Klartextadressen. In diesen App-Zählern werden keine IP-Adressen gespeichert. Ein unklarer Versand wird nicht automatisch wiederholt.
Unabhängig davon können Hosting- und Plattformanbieter technische Zugriffsprotokolle verarbeiten, etwa IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Ressource und Browserangaben. Diese Protokolle sind von den Buchungsdaten und der 90-Tage-Löschung getrennt. Die erforderliche Aufbewahrung richtet sich nach Betrieb, Fehleranalyse und Sicherheit sowie den jeweiligen Anbieterbedingungen. Die Anwendung steuert diese Anbieterprotokolle nicht und sichert dafür keine eigene feste Löschfrist zu.
8. Ihre Rechte
Im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen bestehen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit sowie ein Widerspruchsrecht gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen. Sie können sich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Kontakt für diese Anfragen: info@nextcloudsolution.de. Soweit eine Verarbeitung tatsächlich auf Einwilligung beruht, kann diese für die Zukunft widerrufen werden.
Die automatische Zeit- und Konfliktprüfung erstellt keine Bonitäts-, Eignungs- oder Marketingprofile. Inhaltliche oder rechtliche Einschränkungen von Betroffenenrechten werden hier nicht pauschal ausgeschlossen.
9. Stand dieser Information
Informationsversion: ncs-booking-2026-11-01-v2. Die bei einer neuen Kundenanfrage bestätigte Fassung wird im verschlüsselten Anfrageplan festgehalten. Stand: 1. November 2026.
Grundlagen zur Prüfung: DSGVO, insbesondere Art. 6 und 13.